Los gastos de viaje, ¿son dietas laborales o renta en especie?

Los gastos de viaje, ¿son dietas laborales o renta en especie?

Las dietas laborales y la renta en especie son diferentes opciones que muchas empresas ponen a disposición de sus trabajadores con el fin de cubrir ciertos gastos del empleado. Es muy frecuente la confusión al distinguir estos dos tipos de compensación, ya que ambas tienen requisitos y limitaciones muy similares.

¿Sabrías diferenciar cuando te corresponde una compensación por dietas? ¿Y cuándo esa compensación forma parte de tu salario en especie? Para despejar incógnitas y pequeñas diferencias entre ambos términos, en primer lugar, traemos una comparativa entre las dietas laborales y el salario en especie.

Diferencia entre dietas laborales y salario en especie

La diferencia entre dietas laborales y salario en especie está, sobre todo, en su naturaleza y finalidad.

Las dietas laborales se pueden definir como compensaciones económicas que las empresas ofrecen a sus trabajadores cuando estos se tienen que desplazar por cuestiones de trabajo, es decir, no se pueden utilizar para fines privados. Según lo establecido en el Artículo 40 del Estatuto de los Trabajadores, estos gastos pueden incluir el transporte, la comida y el alojamiento.

En cuanto al salario en especie, es una parte de la remuneración del trabajo que se cobra en forma de bienes, derechos o servicios para uso propio, de forma gratuita o con un precio inferior al del mercado. La empresa actúa como mediador del pago y además, ciertas retribuciones en especie tienen tratamiento fiscal ventajoso. Los productos exentos de IRPF son los beneficios: seguro de salud, tarjeta restaurante, tarjeta transporte, cheque guardería y plan de formación. Los productos que incluye la renta en especie pueden considerarse retribución flexible o beneficio social, en función de quién asuma directamente su gasto.

Entonces, ¿cómo calcular los gastos de viaje?

Para poder calcular los gastos de viajes será necesario determinar si dichos gastos son en forma de dietas o de kilometraje.

• Las dietas incluyen todos los gastos relacionados con la estancia del trabajador en un municipio distinto al lugar habitual del trabajo, es decir, lo que necesita para mantenerse en tal lugar como alojamiento, alimentación, etc. Estos gastos están exentos de impuestos. La cantidad diaria exenta de IRPF para manutención con pernocta es de 53,34 euros en España y 91,35 euros en el extranjero. En el caso de manutención sin pernocta, la cantidad exenta es de 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros fuera de España.

  • La cantidad diaria exenta de IRPF para manutención con pernocta es de 53,34 euros en España y 91,35 euros en el extranjero.
  • En el caso de manutención sin pernocta, la cantidad exenta es de 26,67 euros diarios en España y 48,08 euros fuera de España.
• El kilometraje se refiere a los gastos de locomoción sea en transporte público o con el vehículo particular del trabajador. El transporte público está exento de IRPF y el importe en vehículos particulares es de 0,26 euros por kilómetro recorrido.

¿Cómo facturar los gastos de viaje?

Para facturar correctamente los gastos de viaje es necesario hacer una correcta justificación de acuerdo con la normativa fiscal vigente. Para ello, es esencial tener todas las facturas en mano, con el IVA desglosado y el nombre de la empresa.

Para algunas empresas, mantener al día el papeleo de las dietas laborales es una gestión engorrosa. La clave está en tener claro en qué casos se paga, fijar una cantidad, mantener un orden y clasificar las facturas de una forma clara. Hoy en día lo más cómodo a la hora de mantener un almacenamiento ordenado es la utilización de herramientas digitales.

¿Los gastos de viaje son deducibles para la empresa?

Sí, los gastos de viaje son deducibles para la empresa siempre y cuando cumplan ciertas condiciones. Entre los requisitos están:

• Estar relacionados con la actividad profesional.
• Estar justificados adecuadamente.
• Estar registrados correctamente en herramientas de contabilidad.

¿Las dietas laborales se consideran parte del salario en especie?

La renta en especie forma parte del salario. Por lo tanto las dietas, al considerarse un gasto extrasalarial, no se pueden considerar como salario en especie. De esta forma, el Artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores determina la diferencia entre ambas:

“1. Se considerará salario la totalidad de las percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena, ya retribuyan el trabajo efectivo, cualquiera que sea la forma de remuneración, o los periodos de descanso computables como de trabajo.

2. No tendrán la consideración de salario las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, las prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social y las indemnizaciones correspondientes a traslados, suspensiones o despidos.”

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Otras informaciones importantes acerca de los gastos de viaje

¿Qué gastos de viaje son deducibles?

Los gastos de viajes deducibles son todos aquellos directamente relacionados con la actividad laboral, siempre que cumplan las condiciones legales.

¿Cómo se tributan las dietas y gastos de viaje en el IRPF?

Las dietas y gastos de viaje están exentos de tributar en el IRPF siempre que estén relacionados con la actividad laboral, sean justificados y no superen los límites legales. Si superan estos límites o no se justifican adecuadamente, la parte no exenta se considerará una retribución en especie y tributará como tal.

¿Cuándo se considera gasto de viaje?

Se considera gasto de viaje cuando un empleado realiza desplazamientos fuera de su lugar habitual de trabajo por motivos laborales. Debe estar directamente relacionado con la actividad profesional, como reuniones, visitas a clientes o formación.